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河北博騰會(huì )議接待流程

時(shí)間:2024-4-9 點(diǎn)擊:263
會(huì )前服務(wù):
1.  與會(huì )議主辦方者洽談;
2.  向會(huì )議主辦方提供會(huì )議接待策劃方案和報價(jià);
3.  邀請會(huì )議主辦方實(shí)地考察會(huì )議將舉辦的會(huì )場(chǎng)所;
4.  與會(huì )議主辦方者確定會(huì )議接待方案;
5.  與會(huì )議主辦方簽訂會(huì )議接待準合同;
6.  確認會(huì )議主辦方者預付定金事宜;
7.  在會(huì )議舉辦前制定會(huì )議工作人員服務(wù)標準條例及接待手冊;
8.  準備會(huì )議資料(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導,新聞煤體,新聞通稿,接待資料,會(huì )議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀,翻譯,通訊及秘書(shū)服務(wù))
會(huì )中服務(wù):
9.  機場(chǎng),碼頭,車(chē)站,專(zhuān)人(禮儀)專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站;
10.會(huì )議現場(chǎng),會(huì )議秘書(shū)分發(fā)會(huì )議資料,來(lái)客接待,房卡發(fā)放;
11.會(huì )議秘書(shū)協(xié)助會(huì )場(chǎng)布置及場(chǎng)地的會(huì )務(wù)服務(wù);
12. 會(huì )議秘書(shū)在會(huì )議接待(報道處)協(xié)助會(huì )務(wù)確認和分放房間;
13. 確認用餐時(shí)間,菜單,標準,形式,酒水及主次桌和其他服務(wù)系統安排工作(酒店安排,水果分配,酒店服務(wù)員人手的到位)
14.提前確認代表(客戶(hù))的娛樂(lè )項目,娛樂(lè )場(chǎng)所及消費和付款方式。
15.確認該主辦方為會(huì )議代表提供的旅游考察的吃,住,行,游,購,娛樂(lè )和
安排事宜(日程安排,房,餐,車(chē),導游等細節安排)
16.確認并保障會(huì )議期間會(huì )場(chǎng)防盜,消防等酒店設施安全工作;
17.確認特殊客人(含領(lǐng)導,少樹(shù)民族代表,VIP,殘障及家屬安排)
18.協(xié)助會(huì )議期間的交通工具的安排,合理調車(chē);
19. 代辦會(huì )議代表返程票務(wù)和其他代辦的安排(如會(huì )后特別特殊出游)。
會(huì )后安排:
20.會(huì )務(wù)服務(wù)的總結,評估,會(huì )議代表的意義,對安排的反饋以及領(lǐng)導的建議和評價(jià),及時(shí)的處理和改進(jìn)有關(guān)工作;
20.會(huì )議留影,會(huì )議資料,領(lǐng)導講稿,代表發(fā)言稿,新聞報道資料的匯總結書(shū)及印刷代表通訊錄;
21.與酒店方核對其他的消費費用,與會(huì )議主辦方費用結算,然后與酒店總消費的結帳,處理發(fā)票等財務(wù)工作;
22.  歡送代表工作(對有關(guān)領(lǐng)導贈送小紀念品)跟蹤服務(wù),迎合下次的合作。
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