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河北博騰會(huì )議管理服務(wù)流程

時(shí)間:2024-4-9 點(diǎn)擊:242
1.會(huì )前兩年半:
(1)確定會(huì )議日期與場(chǎng)地:視察場(chǎng)地、評估并商議費用。
(2)評估財源并制作預算:預估此案收入及支出。
(3)成立籌備委員會(huì ):邀請相關(guān)部門(mén)適合的人選并分工。
(4)成立秘書(shū)處:指定工作人員、安置設備并建立檔案。
(5)設計會(huì )議logo:印制信封、信紙。
(6)確定飯店房間數的預定:視察使用的飯店房間及設備,并請飯店報價(jià)、簽約。
(7)確定會(huì )議室使用數量:并視察有關(guān)設備、場(chǎng)地簽約。
(8)制作工作進(jìn)度表:可委由會(huì )議籌辦人控制進(jìn)度。
(9)搜集準備宣傳寄發(fā)名單:寄發(fā)會(huì )議宣傳資料、報名表等。
(10)定期召開(kāi)籌備會(huì )議,審視各項工作進(jìn)度及決議。
這個(gè)階段通常時(shí)間最長(cháng),事情最多,因為要籌備的事項很多,所以最好早一點(diǎn)開(kāi)始進(jìn)行。
2.會(huì )前二年:
(1)制作籌備企劃書(shū),用以提報政府單位申請經(jīng)費補助或向民間相關(guān)組織募款:含會(huì )議緣起、宗旨、內容;擬邀請演講者陣容、主題;籌備委員會(huì )組織及名單;各組工作職責、工作進(jìn)度表和預算。
 (2)擬定推廣計劃:本次會(huì )議如何有效宣傳。
(3)選定合適的會(huì )議或展覽專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)公司,可協(xié)助主辦單位整體規劃一個(gè)具專(zhuān)業(yè)水準的會(huì )議,避免人力資源浪費,并有效控制預算的花費。
(4)草擬學(xué)術(shù)節目:確定會(huì )議主題及擬邀請講員名單。
(5)決定報名費及相關(guān)費用:可參考以前會(huì )議并由籌備會(huì )決議。
(6)搜集旅游、藝文等資料:可指定專(zhuān)業(yè)旅行社辦理。
(7)決定會(huì )議是否使用同步翻譯:如需使用,得預訂設備、翻譯人員,并增加預算。
3.會(huì )前18個(gè)月:
(1)草擬會(huì )議通告:含邀請函、會(huì )議日期地點(diǎn)、主題等。
(2)印刷并寄發(fā)會(huì )議通告:初步預告可能參與人士,大會(huì )將于何時(shí)何地舉行以及報名費等資料。
(3)確定學(xué)術(shù)節目形態(tài)及內容:發(fā)函邀請演講人及各場(chǎng)次主持人。
(4)確定社交節目的安排:包括酒會(huì )、晚宴及眷屬的活動(dòng)、開(kāi)閉幕典禮等。
(5)設定大會(huì )所有印刷品的印刷時(shí)間表并與印刷設計公司協(xié)調:宣傳手冊、報名表、論文摘要表、海報、節目手冊、名牌、證書(shū)、邀請卡等。
(6)確定所有將寄發(fā)給報名與會(huì )者的宣傳手冊應包括的資料,并著(zhù)手草擬宣傳手冊及報名表、論文摘要表、訂房登記表:報名費、各項社交活動(dòng)及費用、征求論文的規定/方式及收件截止日期、演講視聽(tīng)設備的提供、飯店房?jì)r(jià)及訂房手續、提早報名優(yōu)惠日期、取消報名截止日期、優(yōu)惠訂房截止日期、通訊報名截止日期。
 (7)網(wǎng)頁(yè)設計,委托專(zhuān)業(yè)公司或專(zhuān)業(yè)人士設計大會(huì )網(wǎng)頁(yè),以便會(huì )員上網(wǎng)瀏覽,或使用網(wǎng)上報名。
4.會(huì )前12個(gè)月:
(1)草擬展覽說(shuō)明書(shū)及合約:擬印制寄發(fā)給廠(chǎng)商征展。
(2)收集參展廠(chǎng)商名單:可請籌備委員提供。
(3)征展活動(dòng)開(kāi)始:寄出說(shuō)明書(shū)/辦說(shuō)明會(huì )/親自拜訪(fǎng)。
(4)印制并寄發(fā)宣傳手冊及相關(guān)表格:確定所有相關(guān)名單及單位都已 寄出。
(5)確認講員是否接受邀請并請提供演講題目及摘要:如有人無(wú)法應邀,則另邀請其他人選,盡快確認。
(6)選制大會(huì )紀念品/資料袋獎牌/名牌膠套等:評估可能數量,先預定并確認交貨期。
(7)報備政府有關(guān)單位本次會(huì )議的舉辦時(shí)間:請協(xié)調有關(guān)駐外單位給予與會(huì )者簽證事宜的協(xié)助。
(8)聯(lián)絡(luò )并確定會(huì )議各項安排的供應廠(chǎng)商:視聽(tīng)設備、燈光音響、旅行社、交通、餐飲安排、會(huì )場(chǎng)布置。
5.會(huì )前6個(gè)月:
(1)審核投稿的論文:學(xué)術(shù)節目組委員。
(2)安排節目議程并挑選邀請各組主持人(投稿部分):學(xué)術(shù)節目組委員。
(3)寄發(fā)通知函給投稿人:告知投稿有否被接受及其報告時(shí)間/地點(diǎn)/組別。
(4)寄發(fā)通知函給所有受邀的主持人:告知其主持的組別/時(shí)間/地點(diǎn),并寄發(fā)相關(guān)參考資料,如該組論文摘要、報告人背景等。
6.會(huì )前3個(gè)月:
(1)發(fā)布新聞:向相關(guān)媒體預告會(huì )議有關(guān)資訊。
(2)邀請開(kāi)閉幕典禮出席貴賓:如需貴賓致詞,得書(shū)面告知時(shí)間地點(diǎn)。
(3)現場(chǎng)工作/接待人員規劃及招聘:報到處/會(huì )議室/貴賓接待等人員安排并擬定訓練課程。
(4)草擬設計大會(huì )節目手冊:議程確定/演講人、主持人確定/各項社交節目確定。
(5)安排VIP接機事宜:車(chē)輛/接機人員/通關(guān)安排等。
(6)會(huì )場(chǎng)布置設計發(fā)包:含機場(chǎng)歡迎牌/會(huì )場(chǎng)/會(huì )議室/報到處/展覽區/酒會(huì )、晚宴場(chǎng)地。
(7)報到處使用規劃:設計報到流程。
(8)確認各項餐飲安排:酒會(huì )/晚宴/咖啡茶點(diǎn)/午餐。
(9)社交活動(dòng)表演節目設計:開(kāi)、閉幕典禮/酒會(huì )/晚宴。
7.會(huì )前1~2個(gè)月:
(1)通訊報名截止:統計評估報名人數。
(2)與飯店核算已訂房數量:與實(shí)際預定房數相差多少。
(3)現場(chǎng)接待人員工作訓練:1~2次訓練。
(4)印制大會(huì )節目手冊、學(xué)術(shù)論文摘要集、與會(huì )者名冊:已報名者報到時(shí)應領(lǐng)取的資料。
(5)印制大會(huì )相關(guān)印刷品:名牌/證書(shū)/感謝狀/邀請卡/餐券。
(6)檢視各項活動(dòng)/節目/餐飲的安排:演講議程、演講人/主持人通知、視聽(tīng)設備、開(kāi)閉幕典禮流程、酒會(huì )及晚宴、午餐及咖啡茶點(diǎn)、參觀(guān)旅游、表演活動(dòng)等。
 (7)展覽廠(chǎng)商協(xié)調會(huì ):攤位位置/布置/進(jìn)撤場(chǎng)事宜等。
(8)檢視場(chǎng)各項set-up:與會(huì )議中心/飯店人員最后確認。
 會(huì )議管理服務(wù)流程執行
 所有會(huì )前的籌劃、準備就是為了這幾天的會(huì )期,有萬(wàn)全的準備,這個(gè)階段就會(huì )有完美的演出。會(huì )前3天至會(huì )期:
1、召開(kāi)記者會(huì ):準備新聞稿及大會(huì )相關(guān)資料。
2、現場(chǎng)接待/工作人員預演:籌備委員會(huì )主要委員也應到場(chǎng)。
3、報到相關(guān)資料裝袋:并安排運送至會(huì )場(chǎng)。
4、檢視各場(chǎng)所布置:確認并現場(chǎng)驗收。
5、各項節目、表演彩排:司儀或主持人也應到場(chǎng)。
6、會(huì )場(chǎng)桌椅擺設確認:燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺/幻燈機/投影機/單槍一一檢視無(wú)誤。
7、報到處/秘書(shū)處sep-up:報到資料及大會(huì )相關(guān)資料進(jìn)場(chǎng)。
8、展覽廠(chǎng)商進(jìn)場(chǎng):廠(chǎng)商報到并發(fā)給相關(guān)資料。
9、檢視餐飲安排:再確認數量、菜單。
10、大會(huì )正式開(kāi)始:根據工作流程表(run-book)進(jìn)行每一項工作;每日工作結束后,主要工作負責人需集中總結當日工作有無(wú)任何缺失需即時(shí)改善,同時(shí)再預習第2天的工作流程。
 會(huì )議管理服務(wù)流程維護工作
很多籌備會(huì )議的人通常會(huì )忽略這個(gè)階段,其實(shí)善后工作雖然很累,尤其已經(jīng)準備那么久的會(huì )議終于圓滿(mǎn)閉幕,任誰(shuí)都想好好休息了,但是會(huì )議閉幕后其實(shí)還有很多工作要總結,要把這些工作完成之后,會(huì )議才算結束。會(huì )后1個(gè)月內應做好如下總結工作:
 1.統計報名人數:分國家及總數。
2.與飯店核對總住房數:收集賬單并支付賬款。
3.財務(wù)結算。
4.撰寫(xiě)/寄發(fā)感謝函:協(xié)助單位及演講人/主持人等。
5.舉行慶功宴。
6.整理大會(huì )相關(guān)資料并歸檔:含報名表。
7.召開(kāi)總結會(huì )報告收支情形:結案會(huì )議并解散籌備委員會(huì )。
8.論文集編撰。
9.薪資清冊,以備次年初申報所得稅。
10.結案。
  由于會(huì )議的性質(zhì)、規模、規格不同,可做出適當調整。
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